W wielu organizacjach regulamin antymobbingowy funkcjonuje od lat. Często jest jednym z obowiązkowych dokumentów przekazywanych pracownikom podczas onboardingu, publikowanym w intranecie lub stanowiącym załącznik do regulaminu pracy. Jednak w praktyce coraz częściej pojawia się pytanie: czy samo posiadanie regulaminu antymobbingowego rzeczywiście chroni pracodawcę przed odpowiedzialnością?

Można stwierdzić z całą odpowiedzialnością – sam dokument jest niewystarczający.

Regulamin antymobbingowy to obowiązek czy dobra praktyka?

Obecnie funkcjonujący Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przeciwdziałania mobbingowi. Nie oznacza to jednak, że przepisy wprost wymagają wdrożenia regulaminu antymobbingowego. Mimo to część organizacji decyduje się na jego wprowadzenie, ponieważ stanowi on jeden z podstawowych elementów systemu zarządzania ryzykiem oraz
dowód na podjęcie obowiązkowych działań regulowanych prawem pracy.

W praktyce regulamin powinien określać:

• zasady przeciwdziałania mobbingowi,
• sposób zgłaszania nieprawidłowości,
• tryb prowadzenia postępowań wyjaśniających,
• środki ochrony osób zgłaszających naruszenia.

Należy jednak pamiętać, że posiadanie dokumentu nie jest równoznaczne z realizacją obowiązku przeciwdziałania mobbingowi.

Co mówią sądy o obowiązku przeciwdziałania mobbingowi?

Sądy od lat podkreślają, że obowiązek przeciwdziałania mobbingowi musi mieć charakter rzeczywisty, a nie wyłącznie formalny.

W wyroku z 3 sierpnia 2011 r. (I PK 35/11) Sąd Najwyższy wskazał, że działania pracodawcy powinny obejmować nie tylko reakcję na zgłoszone przypadki mobbingu, ale również działania prewencyjne i eliminujące skutki nieprawidłowości.
Oznacza to, że podczas ewentualnego sporu sądowego analizowana będzie nie tylko treść regulaminu, ale również odpowiedź na pytania:

• Czy pracownicy wiedzieli o jego istnieniu?
• Czy byli szkoleni z jego stosowania?
• Czy zgłoszenia były rzeczywiście rozpatrywane?
• Czy pracodawca reagował na sygnały ostrzegawcze?

W praktyce sądy coraz częściej badają funkcjonowanie całego systemu przeciwdziałania mobbingowi, a nie wyłącznie sam fakt posiadania procedury.

Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców przy tworzeniu regulaminów antymobbingowych

W wielu organizacjach regulaminy antymobbingowe mają charakter wyłącznie formalny. Dokument istnieje, ale nie funkcjonuje w codziennym życiu firmy.

Do najczęściej spotykanych błędów należą:

• kopiowanie wzorów dostępnych w Internecie bez dostosowania do specyfiki
  organizacji,
• brak szkoleń dla pracowników i kadry kierowniczej,
• niejasne procedury zgłoszeniowe,
• brak gwarancji poufności,
• brak ochrony przed działaniami odwetowymi,
• przewlekłe postępowania wyjaśniające,
• pozorne działania komisji antymobbingowych.

Takie rozwiązania nie tylko nie chronią pracodawcy, ale mogą wręcz stanowić dowód na nieskuteczność przyjętych mechanizmów.

Dokumentacja pracownicza – często ważniejsza niż sam regulamin

W przypadku kontroli lub postępowania sądowego kluczowe znaczenie mają dowody potwierdzające faktyczne działania pracodawcy.

Warto zadbać o dokumentowanie:

• szkoleń i działań edukacyjnych,
• komunikacji kierowanej do pracowników,
• zgłoszeń oraz sposobu ich rozpatrywania,
• działań naprawczych,
• decyzji podejmowanych wobec osób naruszających standardy organizacji.

To właśnie dokumentacja często przesądza o możliwości wykazania, że pracodawca realizował obowiązek przeciwdziałania mobbingowi w sposób aktywny i rzeczywisty.

Menedżerowie – największe źródło ryzyka mobbingowego

W praktyce większość zgłoszeń dotyczących mobbingu odnosi się do relacji między przełożonym a podwładnym. To sprawia, że skuteczność procedur antymobbingowych jest ściśle związana z kompetencjami kadry menedżerskiej.

Nawet najlepiej przygotowany regulamin nie będzie skuteczny, jeśli menedżerowie nie
potrafią:

• prowadzić trudnych rozmów,
• udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej,
• zarządzać konfliktem,
• rozpoznawać zachowań mogących zostać uznanych za mobbing.

Coraz większego znaczenia nabierają więc regularne szkolenia oraz budowanie kultury organizacyjnej opartej na szacunku i odpowiedzialności.

Co może zmienić planowana nowelizacja przepisów antymobbingowych?

Projektowane zmiany przepisów dotyczących mobbingu wskazują na wyraźny kierunek tj. większy nacisk na skuteczną prewencję i odpowiedzialność organizacji za tworzenie bezpiecznego środowiska pracy.

Wśród proponowanych zmian pojawiają się m.in.:

• doprecyzowanie definicji mobbingu,
• większe znaczenie obiektywnej oceny zachowań,
• uproszczenie dochodzenia roszczeń przez pracowników,
• silniejsze zaakcentowanie obowiązków prewencyjnych pracodawcy.

W dniu, kiedy proponowane rozwiązania wejdą w życie, znaczenie regulaminów antymobbingowych nie zmaleje. Wręcz przeciwnie – staną się one jednym z wielu elementów oceny skuteczności działań podejmowanych przez pracodawcę.

Kluczowe tezy Orzecznictwa Sądu Najwyższego w związku z mobbingiem

SN, I PK 35/11 (03.08.2011 r.)

• obowiązek przeciwdziałania mobbingowi musi być realny i efektywny;
• działania pracodawcy nie mogą mieć charakteru pozornego.

SN, II PK 112/06 (05.12.2006 r.)

• 
  odpowiedzialność za mobbing ponosi pracodawca niezależnie od osoby sprawcy.

Wniosek:
Sąd bada nie tylko treść regulaminu, ale przede wszystkim sposób jego funkcjonowania w organizacji.