Nieprzygotowany pracodawca przegrywa znacznie wcześniej niż w sądzie

Jeszcze kilka lat temu zarzuty dotyczące mobbingu kojarzyły się głównie z indywidualnymi sporami pracowników z pracodawcami. Dziś konsekwencje mogą być znacznie poważniejsze. Oprócz postępowania sądowego przedsiębiorca musi liczyć się z kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy, zgłoszeniem dokonanym przez sygnalistę, zainteresowaniem mediów, a przede wszystkim z utratą zaufania pracowników.

Coraz częściej szkody wizerunkowe okazują się bardziej dotkliwe niż zasądzone odszkodowanie.

Dlatego firmy nie powinny zadawać sobie pytania: „Co zrobimy, gdy pojawi się skarga?”, ale raczej: „Czy już dziś jesteśmy w stanie wykazać, że skutecznie przeciwdziałamy mobbingowi?”

Bo na kontrolę dotyczącą mobbingu nie przygotowuje się w dniu jej rozpoczęcia.

Skąd może się wziąć skarga?

Najczęściej informację o nieprawidłowościach zachodzących w organizacji możemy uzyskać poprzez imienne lub anonimowe:

• zgłoszenie pracownika, który uważa się za osobę pokrzywdzoną, 
• zgłoszenie świadka nieprawidłowych zachowań, 
• zawiadomienie dokonane przez sygnalistę, 
• informacje przekazane organizacji związkowej, 
• publikacje medialne opisujące sytuację w zakładzie pracy. 

Jaka jest rola Państwowej Inspekcji Pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy nie rozstrzyga, czy w konkretnej sprawie doszło do mobbingu — to należy do sądu pracy. Jednak inspektorzy mogą kontrolować, czy pracodawca realizuje obowiązek przeciwdziałania mobbingowi wynikający z art. 94³ Kodeksu pracy. W praktyce sprawdzają m.in., czy w organizacji funkcjonują odpowiednie procedury, czy pracownicy są szkoleni oraz jak pracodawca reaguje na zgłaszane nieprawidłowości.

W wielu przypadkach kontrola nie jest więc skutkiem jednego incydentu, lecz konsekwencją wielomiesięcznych zaniedbań

Jaką dokumentację warto przygotować?

W przypadku kontroli czy ewentualnego sporu ogromne znaczenie ma możliwość wykazania rzeczywistych działań.

Warto posiadać:

• procedurę antymobbingową, 
• regulamin pracy, 
• politykę zgłaszania naruszeń, 
• harmonogram i potwierdzenia szkoleń, 
• rejestr zgłoszeń, 
• protokoły z postępowań wyjaśniających, 
• dokumentację działań naprawczych, 
• komunikację kierowaną do pracowników. 

Gdzie przechowywać rejestr zgłoszeń, protokoły oraz dokumentację z działań naprawczych?

Dokumentacja ta powinna być przechowywana w odrębnej, odpowiednio zabezpieczonym miejscu, a nie w aktach osobowych pracownika. Z uwagi na zawarte w nich dane osobowe i często informacje szczególnej kategorii, dostęp powinien być ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych do prowadzenia postępowań, przedstawicieli pracodawcy odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji oraz – w razie potrzeby – organów uprawnionych do kontroli. Warto prowadzić ewidencję osób, które miały dostęp do dokumentacji. 

Najczęstsze błędy pracodawców

Z doświadczenia wynika, że problemy rzadko wynikają z całkowitego braku procedur. Znacznie częściej dotyczą ich niewłaściwego stosowania.

Najczęściej spotykane błędy to:

Procedura istnieje wyłącznie na papierze

Pracownicy nie wiedzą, gdzie zgłosić problem, a menedżerowie nigdy nie zostali przeszkoleni z jej stosowania.

Brak szkoleń

Szkolenie powinno obejmować nie tylko definicję mobbingu, ale również sposób reagowania na pierwsze sygnały konfliktów.

Brak dokumentowania zgłoszeń

Po kilku miesiącach trudno wykazać, jakie działania zostały podjęte.

Ignorowanie pierwszych sygnałów

Pracodawcy często uznają, że „to tylko konflikt”. Tymczasem właśnie na tym etapie najłatwiej zapobiec eskalacji problemu.

Brak bezstronności

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest powierzenie prowadzenia postępowania osobie pozostającej w relacji służbowej z osobą, której dotyczą zarzuty.

Brak poufności

Rozpowszechnianie informacji o zgłoszeniu może zniechęcać pracowników do korzystania z procedur i prowadzić do dalszych naruszeń dóbr osobistych.

Co zrobić po otrzymaniu skargi?

Pierwsze dni po otrzymaniu zgłoszenia mają kluczowe znaczenie.

Pracodawca powinien:

• zabezpieczyć dostępne dowody, 
• zapewnić poufność postępowania, 
• wyznaczyć osoby prowadzące postępowanie wyjaśniające, 
• przeprowadzić rozmowy z uczestnikami, 
• postępować zgodnie z posiadaną procedurą,
• dokumentować wszystkie podejmowane czynności, 
• przeciwdziałać działaniom odwetowym wobec zgłaszającego i świadków. 

Dlaczego szkolenia menedżerów są tak ważne?

To właśnie menedżerowie najczęściej jako pierwsi dostrzegają sygnały świadczące o problemach w zespole, ale również według statystyk są najczęstszym źródłem zachowań nieetycznych.

Powinni zatem wiedzieć:

• jakie zachowania mogą stanowić mobbing, 
• kiedy zwykły konflikt zaczyna przeradzać się w naruszenie prawa, 
• jak prowadzić rozmowy z pracownikami, 
• jak dokumentować zdarzenia, 
• kiedy zgłosić problem wyżej. 

Warto pamiętać, że działania kierowników bardzo często są traktowane jako działania samego pracodawcy.

Sama procedura nie wystarczy

Sądy od wielu lat podkreślają, że obowiązek przeciwdziałania mobbingowi ma charakter realny, a nie wyłącznie formalny.

W wyroku z 3 sierpnia 2011 r. (I PK 35/11) Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca powinien podejmować działania prewencyjne, reagować na zgłoszenia oraz eliminować skutki mobbingu. Samo posiadanie procedury nie zwalnia z odpowiedzialności, jeżeli nie jest ona stosowana w praktyce.

Z kolei w wyroku z 5 grudnia 2006 r. (II PK 112/06) Sąd Najwyższy podkreślił, że adresatem roszczeń z tytułu mobbingu jest pracodawca, niezależnie od tego, kto dopuścił się niewłaściwych zachowań.

Orzecznictwo konsekwentnie pokazuje, że skuteczność systemu przeciwdziałania mobbingowi ocenia się przez pryzmat rzeczywistych działań, a nie liczby przyjętych dokumentów.

Na koniec… Checklista – czy Twoja firma jest gotowa?

Przedsiębiorca powinien umieć odpowiedzieć twierdząco na następujące pytania:

• Czy pracownicy wiedzą, gdzie zgłosić mobbing? 
• Czy menedżerowie zostali przeszkoleni z rozpoznawania i reagowania na nieprawidłowości? 
• Czy każde zgłoszenie jest dokumentowane? 
• Czy procedura antymobbingowa była kiedykolwiek stosowana w praktyce? 
• Czy organizacja monitoruje atmosferę pracy, np. poprzez anonimowe badania lub rozmowy okresowe? 
• Czy wiadomo, kto będzie prowadził postępowanie wyjaśniające? 
• Czy dokumentacja jest odpowiednio zabezpieczona i dostępna wyłącznie dla upoważnionych osób? 

Przygotowanie firmy na skargę dotyczącą mobbingu nie polega na opracowaniu jednego dokumentu. To proces obejmujący stworzenie skutecznych procedur, szkolenie kadry kierowniczej, budowanie kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu oraz rzetelne dokumentowanie podejmowanych działań.

Dopiero połączenie tych elementów pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko odpowiedzialności prawnej, ale również stworzyć środowisko pracy, w którym pracownicy mają poczucie bezpieczeństwa, a organizacja jest przygotowana na sytuacje kryzysowe. W praktyce bowiem najlepszym sposobem obrony przed zarzutami nie jest dobrze przygotowana linia procesowa, lecz możliwość wykazania, że obowiązek przeciwdziałania mobbingowi był realizowany w sposób rzeczywisty i konsekwentny.