Czy wystarczy mieć procedurę antymobbingową?

Przez wiele lat wielu pracodawców odpowiadało na pytanie o przeciwdziałanie mobbingowi w bardzo podobny sposób: „Mamy procedurę antymobbingową, więc jesteśmy zabezpieczeni”.

Dziś wiadomo już, że takie podejście jest niewystarczające.

Sam dokument nie chroni pracodawcy, jeżeli nie idą za nim realne działania. Obowiązek przeciwdziałania mobbingowi nie polega bowiem na stworzeniu formalnej polityki „do szuflady”, lecz na budowaniu środowiska pracy, w którym ryzyko wystąpienia mobbingu jest ograniczane, a pierwsze sygnały nieprawidłowości są traktowane poważnie.

To właśnie dlatego temat przeciwdziałania mobbingowi staje się coraz ważniejszy nie tylko z perspektywy prawa pracy, ale również zarządzania organizacją, HR i compliance. Znaczenie tego obowiązku dodatkowo wzrośnie po wejściu w życie planowanej nowelizacji Kodeksu pracy, która przesuwa akcent z samego reagowania na aktywną prewencję.

Obowiązek przeciwdziałania mobbingowi istnieje od lat

Podstawą prawną jest art. 94³ § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym:

„Pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać mobbingowi.”

Przepis jest bardzo krótki, ale jego znaczenie praktyczne jest ogromne.

Nie wskazuje on jednak szczegółowo:

• jakie działania powinien podjąć pracodawca,
• jak często powinny być one podejmowane,
• czy konieczne są szkolenia,
• czy trzeba mieć procedurę antymobbingową,
• jak powinno wyglądać postępowanie wyjaśniające,
• ani jakie środki należy zastosować po stwierdzeniu mobbingu.

Właśnie dlatego przez lata to orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz dobre praktyki organizacyjne wyznaczały kierunek interpretacji tego obowiązku.

Co oznacza „przeciwdziałać”?

Samo słowo „przeciwdziałać” oznacza działanie wyprzedzające, a nie wyłącznie reakcję na już zaistniały problem.

To bardzo ważna różnica.

Przeciwdziałanie mobbingowi nie zaczyna się w momencie złożenia skargi. Zaczyna się dużo wcześniej – od sposobu organizacji pracy, jakości zarządzania, kultury komunikacji, sposobu rozwiązywania konfliktów i gotowości do reagowania na pierwsze sygnały ostrzegawcze.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien nie tylko reagować na zgłoszenia, ale również:

• identyfikować ryzyka,
• szkolić kadrę kierowniczą,
• tworzyć bezpieczne kanały zgłaszania,
• monitorować atmosferę pracy,
• analizować przyczyny konfliktów,
• oraz wyciągać wnioski z każdego zgłoszenia.

Jakie obowiązki ma pracodawca w praktyce?

Choć Kodeks pracy nie zawiera zamkniętego katalogu działań, z przepisów, orzecznictwa i praktyki można wyprowadzić kilka podstawowych obowiązków pracodawcy.

1. Organizacja pracy w sposób ograniczający ryzyko mobbingu

Pracodawca powinien tak organizować pracę, aby minimalizować ryzyko zachowań mobbingowych.

Nie chodzi wyłącznie o relacje między pracownikami. Źródłem problemów bardzo często są również:

• niejasny podział obowiązków,
• nadmierne obciążenie pracą,
• brak kompetencji menedżerskich,
• niewłaściwy styl zarządzania,
• konflikty pozostawione bez reakcji,
• brak standardów komunikacji.

W praktyce oznacza to, że przeciwdziałanie mobbingowi nie jest wyłącznie zadaniem działu HR. To element odpowiedzialnego zarządzania całą organizacją.

2. Edukacja pracowników i kadry kierowniczej

Jednym z najczęstszych błędów jest przekonanie, że wystarczy jednorazowe szkolenie przy wdrożeniu procedury.

To zdecydowanie za mało.

Największy wpływ na kulturę organizacyjną mają menedżerowie. To oni wydają polecenia, oceniają pracowników, prowadzą rozmowy dyscyplinujące, rozwiązują konflikty i reagują na napięcia w zespole.

Jeżeli nie potrafią:

• udzielać informacji zwrotnej,
• rozpoznawać eskalacji konfliktu,
• prowadzić trudnych rozmów,
• odróżniać stanowczości od upokarzania,
• reagować na sygnały ostrzegawcze,

to ryzyko wystąpienia mobbingu znacząco wzrasta.

Dlatego szkolenia powinny obejmować nie tylko definicję mobbingu, ale również komunikację, zarządzanie zespołem, rozwiązywanie konfliktów i odpowiedzialność menedżerską.

3. Stworzenie skutecznych kanałów zgłaszania

Pracownik musi wiedzieć:

• gdzie może zgłosić problem,
• komu może zaufać,
• jak będzie przebiegało postępowanie,
• czy zgłoszenie pozostanie poufne,
• czy nie spotkają go działania odwetowe.

Jeżeli takich kanałów nie ma albo są one pozorne, pracownicy zwykle wybierają milczenie. Brak zgłoszeń nie zawsze oznacza brak problemu. Często oznacza brak zaufania do organizacji.

Dlatego skuteczny system przeciwdziałania mobbingowi powinien przewidywać różne formy zgłoszeń – formalne i nieformalne, pisemne i ustne, a w uzasadnionych przypadkach także anonimowe.

4. Rzetelne postępowanie wyjaśniające

Każde zgłoszenie powinno zostać potraktowane poważnie.

Nie oznacza to jednak, że każde zgłoszenie potwierdzi mobbing. Rolą pracodawcy jest przeprowadzenie rzetelnego, bezstronnego i dobrze udokumentowanego postępowania wyjaśniającego.

W praktyce oznacza to konieczność:

• wysłuchania wszystkich stron,
• zebrania dostępnych dowodów,
• analizy korespondencji, notatek i relacji świadków,
• zachowania poufności,
• unikania uprzedzeń,
• sporządzenia dokumentacji z przebiegu postępowania.

Komisja, która z góry zakłada wynik postępowania albo ogranicza się do krótkiej rozmowy z przełożonym, nie realizuje obowiązku przeciwdziałania mobbingowi.

Wręcz przeciwnie – może narazić pracodawcę na odpowiedzialność.

Rzetelne postępowanie wyjaśniające powinno opierać się na obiektywizmie, wysłuchaniu wszystkich stron, analizie dostępnych dowodów oraz właściwym udokumentowaniu podjętych czynności. Nie chodzi o to, aby za wszelką cenę potwierdzić lub wykluczyć mobbing, lecz o uczciwe ustalenie stanu faktycznego.

W praktyce równie niebezpieczne jak zignorowanie zgłoszenia jest jego pozorne rozpatrzenie.

Pracownicy bardzo szybko dostrzegają, czy postępowanie ma charakter rzeczywisty, czy jedynie formalny. Jeżeli nabiorą przekonania, że wynik został przesądzony jeszcze przed rozpoczęciem wyjaśnień, zaufanie do całego systemu zgłaszania nieprawidłowości zostaje utracone.

A zaufanie jest fundamentem skutecznej profilaktyki.

5. Ochrona osoby zgłaszającej

Pracownik, który zgłasza mobbing, nie może być narażony na działania odwetowe.

To jeden z najważniejszych elementów całego systemu przeciwdziałania. Jeżeli osoba zgłaszająca obawia się pogorszenia sytuacji zawodowej, odsunięcia od zadań, utraty premii, izolacji albo wypowiedzenia umowy, system przestaje działać.

Dlatego pracodawca powinien zapewnić nie tylko możliwość zgłoszenia, ale również realną ochronę przed represjami.

6. Dokumentowanie działań

Jednym z najczęściej pomijanych obowiązków pracodawcy jest właściwe dokumentowanie podejmowanych działań.

W praktyce wielu przedsiębiorców skupia się na rozwiązaniu problemu, zapominając, że po kilku miesiącach lub latach może pojawić się konieczność wykazania przed sądem, jakie działania zostały podjęte.

To właśnie wtedy okazuje się, że:

• nie sporządzono notatek ze spotkań,
• nie zabezpieczono korespondencji,
• nie udokumentowano przebiegu postępowania,
• nie określono, jakie działania naprawcze zostały wdrożone.

Z perspektywy procesu sądowego nie liczy się wyłącznie to, co rzeczywiście zostało zrobione. Równie istotne jest to, czy pracodawca będzie w stanie to wykazać.

7. Podejmowanie działań naprawczych

Jeżeli analiza potwierdzi nieprawidłowości, pracodawca powinien podjąć odpowiednie działania naprawcze.

Mogą one obejmować m.in.:

• rozmowę dyscyplinującą,
• zmianę organizacji pracy,
• odsunięcie sprawcy od określonych zadań,
• zmianę przełożonego,
• dodatkowe szkolenia,
• działania mediacyjne,
• a w poważniejszych przypadkach także konsekwencje kadrowe.

Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Środki powinny być adekwatne do skali problemu i ustaleń postępowania.

Co zmieni nowelizacja Kodeksu pracy?

Projektowane zmiany pokazują wyraźnie, że ustawodawca chce przesunąć punkt ciężkości z samego reagowania na aktywne zapobieganie mobbingowi.

Najważniejsze kierunki nowelizacji to:

• doprecyzowanie obowiązku przeciwdziałania mobbingowi,
• większy nacisk na działania prewencyjne,
• uproszczenie definicji mobbingu,
• wprowadzenie modelu oceny opartego na perspektywie racjonalnej ofiary,
• większe znaczenie wewnętrznych zasad i procedur,
• silniejsza ochrona przed działaniami odwetowymi.

W praktyce oznacza to, że pracodawca będzie oceniany nie tylko przez pryzmat tego, czy doszło do mobbingu, ale również przez pryzmat tego, co zrobił, aby mu zapobiec.

Dlatego już dziś warto przeprowadzić audyt procedur, przeszkolić menedżerów, zaktualizować regulaminy, stworzyć skuteczne kanały zgłaszania oraz regularnie analizować atmosferę pracy

Obecnie i po nowelizacji – najważniejsza różnica

Jeszcze kilka lat temu wielu przedsiębiorców uważało, że obowiązek przeciwdziałania mobbingowi sprowadza się do posiadania procedury. Dziś wiadomo, że to zdecydowanie za mało. Po wejściu w życie nowych przepisów najważniejsze pytanie nie będzie brzmiało: „Czy mieliście procedurę?”, lecz: „Jakie konkretne działania podjęliście, aby zapobiec mobbingowi?”